FORRETNINGSORDEN

for Fodboldudvalget i Hjordkær UIF

Organisatorisk forankring

Fodboldudvalget er et udvalg under HUIF og dermed underlagt foreningens vedtægter. Fodboldudvalget er nedsat til at drive og udvikle fodbolden i foreningen.

Fodboldudvalget består af 6 medlemmer, der alle vælges på udvalgsgeneralforsamlingen, der afholdes i første kvartal inden foreningens generalforsamling. Der kan suppleres, så udvalget består af 10 medlemmer.

Formand vælges direkte på udvalgsgeneralforsamlingen i lige år. Halvdelen af udvalgsmedlemmer vælges skiftevis i lige år og i ulige år. Alle valg gælder for 2 år. Udvalget konstituerer endvidere sig selv med udvalgskasserere og næstformand.

Udvalgsgeneralforsamlingen indkaldes med 14 dages varsel via de kommunikationskanaler udvalget benytter. Medlemmer i fodboldafdelingen er stemmeberettigede til generalforsamlingen. Børn kan lade sig repræsentere med forældre eller værge.

Dagsorden skal indeholde følgende punkter

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Udvalgets beretning om årets gang
4. Orientering om udvalget økonomi
   (det samlede regnskab godkendes på foreningens generalforsamling)
5. Valg
6. Eventuelt

Mødeafholdelse i udvalget

Møder afholdes efter behov og indkaldes af formanden.

Indkaldelse sker senest 7 dage inden afholdelsen. Indkaldelsen indeholder tid og sted for mødet samt en dagsorden.

Det er den samme dagsorden der bliver brugt, og udvalgsmedlemmer der ønsker noget med, kan komme til ordre under de relevante punkter til udvalgsmødet.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer deltager.

Der tilstræbes enighed i bestyrelsen. Beslutninger vedtages i øvrigt med almindeligt flertal, hvor hvert medlem har én stemme. Der skal være flertal for at en beslutning er gældende.

Der skrives referat for møderne som sendes ud til alle i udvalget.

Beslutninger uden for møde

I presserende sager kan der tages en beslutning udenfor et møde. Det foregår via onlinemøder, mail eller telefon og alle skal så vidt det er muligt involveres. Beslutninger kræver at mindst halvdelen i udvalget har sagt OK.

Udvalgets spilleregler

• Vi er frivillige og derfor skal det være sjovt og effektivt i vores udvalg
• Vi kan godt være uenige indadtil, men når beslutningen er taget er vi enige udadtil
• Viden der kun er relevant for os, holder vi hos os selv (tavshedspligt)
• Vi prioriterer fællesskabet og fodboldklubben er for alle uanset niveau.
• Trænerne medinddrages i relevante beslutninger der bidrager til positiv dialog mellem udvalget og trænere.
• Vi skaber rammerne for et godt fodboldmiljø i Hjordkær.
• Vi anerkender og sætter stor pris på de frivilliges arbejde, omkring fodbolden

Økonomi

Udvalgets økonomi er en del af foreningens samlede økonomi.

Udvalget disponerer over egen økonomi ud fra den ramme, der er givet af bestyrelsen.

Kassereren er daglig ansvarlig for vores økonomihåndtering. Der er altid 2 der har adgang til at følge udvalget konti.

Børneattester

Udvalget indhenter hvert tredje år attester på træner og andre frivillige der har deres faste gang, på træningsbanen med børn.

Hvis der kommer en ny frivillig, søges der fra start en børneattest.

Bestyrelse, instruktører og frivillige

Vi opfordrer vores frivillige til at tage på kurser og betaler for kursusdeltagelse.

Udvalgsmedlemmer, Trænere og ledere som ikke er aktive, betragtes som passive medlemmer. Disse er stemmeberettiget ved generalforsamlingen i foreningen.